Come uso il bullet journal per organizzare il lavoro di content creator

Negli ultimi 12 anni, più o meno da quando questo blog è diventato un impegno serio e poi da quando ho lasciato il posto fisso per fare la libera professionista come fotografa food e content creator ho sperimentato una moltitudine di modi per tenere organizzate vita e lavoro e riuscire a gestire tutto nel modo più efficace. Sono passata attraverso numerosi strumenti digitali come Trello e i calendari condivisi prima di Google e poi di Apple, sono approdata alle agende con gli anelli in stile Filofax, ho testato vari tipi di planner come quello di Muji o quelli di Tiger e poi sono arrivata al bullet journal che quest’anno, per il terzo anno di seguito, si sta dimostrando il più flessibile e confortevole per tenere insieme impegni, vita, salute e molto altro.

Quando parlo di organizzare lavoro e vita parlo di annotare una serie di cose che hanno bisogno di essere pianificate e monitorate in modi differenti:

• il piano editoriale per questo blog e per i miei canali social
• tenere un archivio di idee per il piano editoriale a cui attingere quando sarò stanca e scarseggeranno
• la produzione dei contenuti – foto, video e testi – per il piano editoriale di cui sopra
• la manutenzione dei miei spazi virtuali
• la manutenzione degli strumenti di lavoro – hardware e software
• la produzione di contenuti per i canali dei miei clienti e quindi anche
• i contatti e le fasi di ideazione e approvazione dei contenuti
• eventuali incontri o call da pianificare
• la burocrazia (fatture elettroniche e tasse, soprattutto ma non solo)
• l’eventuale recupero crediti (ah, le gioie della partita iva!)
• gli impegni di natura personale (le amicizie, le attività culturali e lo svago)
• la gestione di quello che riguarda la mia salute (visite, terapia, monitoraggio dei sintomi)
• varie ed eventuali (bucket list, organizzazione di progetti personali e professionali, etc)

Si tratta di dati disomogenei, difficili da sistemare dentro spazi preimpostati sia che si tratti di applicazioni o software sia che si tratti dei refill di una qualsiasi agenda. Ora, io ho studiato da informatica e – ad averci avuto tempo e voglia – avrei potuto svilupparmi un piccolo software che gestisse tutto, ma se a questo aggiungiamo che ormai è fondamentale poter accedere a questi dati ogni volta che serve e dunque che avrei dovuto preoccuparmi anche di sistemarli su uno spazio accessibile dall’esterno ma sicuro, in cui questi dati così sensibili restassero comunque protetti, si capisce perché questa idea non mi abbia mai davvero neanche sfiorato. Ho preferito, piuttosto, un ritorno alla carta, giacché dentro un taccuino, facile da tenere sul tavolo o da ficcare in borsa, è più semplice mettere tante cose diverse e tenerle comunque tutte insieme.

È così che ho incontrato il metodo bullet journal ed è approcciandomi con curiosità a quello che poteva offrirmi che sono riuscita a creare uno strumento organizzativo efficace e che risponde esattamente alle mie esigenze.

Che cos’è il bullet journal

Il bullet journal è un metodo misto e personalizzabile, inventato da Ryder Carroll, per tenere traccia della propria vita e restare focalizzati sui propri obiettivi. Prima di essere un oggetto fisico è un approccio alle cose, un vero e proprio modo di pensare.

È più di un’agenda, non serve solo a programmare gli impegni ma è un preziosissimo strumento di raccolta dati e di auto analisi. È più di un calendario perché funziona da supporto all’intero processo organizzativo e di creascita personale e professionale. Può essere anche uno spazio creativo ma, a meno che non ne costruiamo uno con l’obiettivo di diventare artistǝ, non necessita di alcuna virtù d’estro per funzionare.

Si tratta di uno strumento flessibile e dal potenziale enorme, che può essere utilizzato in molti modi e che può avere il ruolo essenziale di planner ma anche, a seconda di quello che desideriamo ottenerne, diventare un canale di autoanalisi e di conoscenza e coscienza di sé.

Il suo principale vantaggio, secondo me, è il fatto che sia in grado di evolversi insieme alle esigenze di chi lo utilizza e per questo consiglio un approccio graduale al metodo, così da risultare meno impegnativo e più efficace sul lungo periodo.

Come e perché ho deciso di usare il bullet journal per il mio business

Il bullet journal mi è servito in partenza per unificare il piano editoriale e avere in un solo posto l’intera programmazione di contenuti blog e social e organizzarne quindi, con il dovuto anticipo, la produzione.

Sono partita da una serie di semplici spread mensili sistemati ciascuno su due pagine in modo da poter avere uno sguardo rapido sui contenuti in arrivo e su quelli ancora da produrre. Questo mi ha consentito di gestire in maniera più organica la mia comunicazione e anche di distribuire, come previsto dalla strategia di comunicazione che avevo impostato, le varie tipologie di contenuto in modo uniforme così da offrire alla mia community la varietà più ampia e utile di ricette, videoricette, tutorial e spunti.

Nella fase iniziale ho continuato a programmare il lavoro di cucina o craft, fotografia, montaggio video e scrittura attraverso un calendario digitale e questo ha consentito un passaggio più graduale verso lo spazio su carta che a mano a mano si è invece popolato di ampie liste di idee ed è diventato quindi, senza una vera intenzione, anche parte del mio processo creativo.

Partire da questa dozzina scarsa di pagine, tutte con un layout identico, ha ridotto al minimo il tempo che ho dovuto dedicare alla costruzione dello strumento e quindi ho potuto apprezzarne da subito l’utilità e verificare la compatibilità di questo approccio con il mio modo e bisogno di organizzare il lavoro. Sembra banale ma non lo è se penso che quest’anno ho dedicato un numero superiore a qualche decina di ore per organizzare il taccuino che userò per il 2024. Avessi dovuto farlo in partenza, senza sapere bene se questo mi avrebbe davvero portato dei benefici, avrei mollato.

Ad oggi, infatti, il bullet è diventato il supporto unico al quale affido l’intero processo di ideazione, organizzazione e analisi non solo del lavoro ma anche della sfera personale. Qui, però, ci sono arrivata per gradi e dandomi il tempo di consolidare certe prassi prima di introdurne di nuove.

In questi anni, oltre che per il calendario editoriale, il bullet journal è diventato anche il posto in cui:

• trascrivo idee e spunti
• annoto obiettivi e traguardi che desidero raggiungere
• definisco e ridefinisco, al bisogno, la strategia per raggiungere quegli obiettivi
• tengo traccia dei task di manutenzione dei miei strumenti di lavoro
• annoto i dati rilevanti che mi consentono di analizzare l’andamento del lavoro
• pianifico il lavoro settimanale e quotidiano
• analizzo la mia pianificazione per migliorarla
• tengo traccia del modo in cui uso tempo ed energie
• tengo monitorato il mio stato di salute
• mi prendo tempo per aggiungere disegnetti e carinerie che mi servono per staccare dal digitale e tenere la mano e la mente allenate

Il setup 2024

Quello del 2024 è sicuramente il setup più complesso di quelli utilizzati in questi anni ma, proprio come è successo per gli anni passati, mi aspetto con l’utilizzo di snellire alcune parti migliorando o eliminando passaggi superflui e anche di offrire spazio a nuove idee approfittando proprio di quella flessibilità che rende questo metodo così efficace. Nel video qua sopra puoi vedere più nel dettaglio come ho impostato tutta la parte iniziale del mio nuovo taccuino e dal minuto 14:56 sfogliarlo con me.

Ci sono le basi, ovviamente:

• le chiavi, cioè i simboli per codificare le informazioni, pilastro fondamentale del metodo bullet
• il future log, cioè uno spazio in cui vedo rapidamente l’intero anno e gli eventi e le giornate di cui tenere conto nel costruire i miei piani
• i tracker, una serie di tabelle in cui raccolgo utilissimi dati di analisi personale e professionale

E poi ci sono tutta una serie di altre sezioni pensate per facilitarmi le operazioni che desidero affidare a questo strumento:

• uno spazio per la vision board
• il piano di contenuti e spazio per appuntare e organizzare meglio le idee
• uno spazio per monitorare spese e fatturato e uno per i guadagni – spesso in buoni quindi non necessariamente fatturabili – derivati da affiliazioni e collaborazioni
• delle collection – liste, per lo più – per le idee da non dimenticare
• i planner mensili per il piano editoriale
• le viste settimanali per programmare e monitorare le attività quotidiane da svolgere
• uno spazio di review per ogni mese in cui segnare ciò che ho letto, visto, ascoltato e sentito e che ha caratterizzato quel mese

Per ogni setup iniziale io faccio prima una lista degli spazi che intendo allocare sul quaderno scelto poi mi aiuto con dei piccoli post-it per segnare quale layout dovrà andare su ciascuna pagina (i post-it mi permettono di riorganizzare ulteriormente gli spazi in questa fase), quindi imposto i vari layout a matita e infine ripasso tutto con penne e pennarelli e aggiungo, dove desidero, decorazioni e abbellimenti. Il mio consiglio è di impostare gli spazi principali ma definire i layout mensili e settimanali a mano a mano che il tempo passa così da poter intervenire con eventuali variazioni delle quali potremo accorgerci con l’utilizzo o con il cambiare delle esigenze a cui rispondere con questo strumento.

A cosa può servirti un bullet journal?

Il primo fondamentale risultato che si può raggiungere con l’utilizzo di questo strumento è una grossa presa di coscienza, l’acquisizione di una consapevolezza che è capace di coadiuvare la crescita personale e professionale e mettere a tacere sabotatori e impostori interiori. Basta sfogliare le pagine di questo taccuino per avere l’immediata e chiara percezione di tutto quello che si è fatto nel tempo, dei risultati portati a casa e di tutti i traguardi raggiunti.

Allo stesso modo, monitorando il flusso organizzativo, si possono rilevare i punti di fragilità e da qui rimodulare il processo per poter superare le difficoltà che possono presentarsi.

Non è necessariamente una spinta alla produttività, anzi. L’obiettivo secondo me non deve essere quello di utilizzare il bullet journal per fare di più ma quello in cui può davvero esserci utile è il fare meglio nel minor tempo possibile e impiegando le energie in modo più equilibrato tra vita e lavoro.

Non da ultimo, affidando a un supporto che non può dimenticare, possiamo svuotare la testa, razionalizzare il flusso di lavoro e investire meglio le energie mantenendo il focus sugli obiettivi e sui risultati.

Per quanto mi riguarda è stato anche un utile maestro di flessibilità perché avere tutto a portata di sguardo mi ha dato l’opportunità di vedere ogni possibile variazione e ha reso il mio modo di lavorare meno rigido e faticoso, più rispettoso dei miei tempi e di priorità che possono aver bisogno di essere ridefinite nel quotidiano, sulla base degli eventi che non possono essere previsti.

Il bullet journal, inoltre, può diventare anche un ottimo alleato per il tempo libero, aiutandoci a tenere traccia di libri, spettacoli, podcast, musica e concerti, eventi, progetti creativi e desideri dunque si adatta davvero a tutte le età e tutte le situazioni. Con questo articolo e con il video che trovi più su spero di averti offerto qualche spunto per iniziare o migliorare il tuo bullet journal e testare questo metodo per uno o più ambiti della tua vita.

I miei materiali per il bullet journal

La doverosa premessa è che per approcciare questo metodo bastano serenamente un quaderno e una penna, che quasi certamente ci ritroviamo già in casa tra quelli che ci regalano agli eventi e quelli avanzati da precedenti acquisti. Colori, adesivi, abbellimenti e tutto il resto del circo è un extra il sui utilizzo non cambia di una virgola l’efficacia del metodo o dello strumento ma che, tuttalpiù, potrebbe rendere la pratica più divertente e il risultato esteticamente più interessante.

Metto le mani avanti: ho una vera passione per la cancelleria e il mio spazio di lavoro e creativo abbonda di pennarelli, penne di molti tipi, matite colorate e materiali qualche volta anche piuttosto ricercati. In questo spazio ti lascio un elenco di alcuni tra i materiali che uso più spesso, che ho testato e mi sono piaciuti. Questo non vuol dire che siano tutti da acquistare ma vuole essere sono uno spunto a cui attingere nel caso in cui cercassi un prodotto specifico a soddisfare un tuo desiderio o volessi farti un regalo a tema bullet journal.

• Taccuino puntinato per bullet journal di Very Wonder (quello utilizzato per il 2023 che userò ancora)
• Taccuino Tsuki Maple di Notebook Therapy (quello acquistato per il 2024)
• Matita a mine Mark’s Tokio (con mine H, per tenere i tratti leggeri)
• Gomma pane
• Tombow Fudenosuke nera
• Staedtler Pigment Liner 0.2
• Staedtler Pigment Liner 0.05
• Sakura Pigma Micron
• Pilot Choose Bianca
• Sakura Gelly Roll
• Pentel Brush Sign pen (ideali per calligrafia e lettering)
• Crayola Supertips (pennarelli economici ma dai colori pazzeschi e durevoli nel tempo se ben tenuti)
• Giotto Turbo Giant Pastel (colori pastello e punta modulabile: costano poco e rendono tantissimo, li adoro)
• Evidenziatori Stabilo Pastel (anche questi a costi super accessibili e con ottimi colori)
• Evidenziatori Zebra Mildliner (questi costano decisamente di più ma la palette è un incanto, sono irresistibili)
• Tombow Dual Brush Pen (qui siamo alla serie A dei pennarelli: i colori sono meravigliosi, la resa su carta molto simile all’acquerello e sono perfetti per ogni tipo di attività, dalla calligrafia alla decorazione. Hanno una punta brush e una punta in feltro sottile, la palette colori è enorme e si possono acquistare in set o singolarmente)
• Ohuhu Brush Pen (più economiche delle Tombow, si tratta della stessa tipologia di pennarello doppia punta. Sono ottime con una palette colori molto accesa e pop)
• Taglierina Fiskars
• Cutter di precisione
• Tappetino da taglio
• Colla Zig
• Scotch biadesivo
• Template puntinato da stampare in A4

NB:i link Amazon contenuti in questo elenco sono link affiliati e per ogni acquisto, che per te non sarà mai maggiorato, io percepirò una piccola fee che mi aiuta a sostenere il lavoro che faccio per questo blog e per i miei canali social. Ti ringrazio in anticipo se vorrai utilizzarli.