Come uso il bullet journal per organizzare il lavoro di creator

Il bullet journal è un metodo misto e personalizzabile, inventato da Ryder Carroll, per tenere traccia della propria vita e restare focalizzati sui propri obiettivi. Prima di essere un oggetto fisico è un approccio alle cose, un vero e proprio modo di pensare.

Più di un’agenda, non serve solo a programmare gli impegni ma è un preziosissimo strumento di raccolta dati e di auto analisi. Più di un calendario è un supporto all’intero processo, che sia quello di crescita personale o professionale. Può essere anche uno spazio creativo ma, a meno che non ne costruiamo uno con l’obiettivo di diventare artistǝ, non necessita di alcuna competenza creativa per funzionare.

Potrebbe non essere per chiunque, questo sì, ma se stai cercando un risultato preciso e gli strumenti che hai utilizzato fino a questo momento – cartacei o digitali – non ti sono stati di reale aiuto, allora forse è quello che ti serve.
In questo articolo voglio raccontarti come, nell’ultimo anno, il bullet journal mi ha aiutata a vedere da un’altra prospettiva e gestire in modo più consapevole il mio lavoro di fotografa food e creator.

Come e perché ho deciso di usare il bullet journal per il mio business

Se il lavoro come fotografa e content creator per aziende del settore food e agenzie di comunicazione è sempre stato il mio punto di orgoglio e sia riuscita a gestirlo piuttosto agevolmente con strumenti digitali di lavoro condiviso (come Drive o Trello), il mio tallone d’Achille è sempre stata la comunicazione. Comunicarsi come professionisti è fondamentale, in special modo se ti affidi al marketing indiretto, perché nella libera professione un certo vai e vieni di clienti e progetti è abbastanza naturale e, se non sei in grado – come non lo sono io – di andare a proporti, è fondamentale che siano loro a trovarti.

Ho sempre fatto le cose a braccio, appoggiandomi qua e là a strumenti che non erano mai in grado di darmi una visione di insieme e una misura precisa di quanto, cosa e come funzionasse oppure no. Non ho, a lungo, considerato la comunicazione del mio brand come parte integrante del mio lavoro relegando a questa solo piccoli spazi di tempo avanzato da quello che ho sempre reputato il solo vero lavoro.

Così, dopo otto anni di partita iva e una decina di onorata professione, persino gli amici e i colleghi non avevano davvero idea di come io campassi, pagassi le bollette e di cosa facessi davvero nella vita. Come avrebbero potuto saperlo e capirlo nuovi possibili clienti? Era evidente che stessi sbagliando qualcosa (dove qualcosa è un eufemismo) e che le innumerevoli agende che negli anni ho tentato invano di usare e gli infiniti tool digitali che ho testato e poi abbandonato non potevano tenere tutte insieme le necessità base per far funzionare meglio, anzi, bene, questa parte del mio lavoro. Era fondamentale che io trovassi il modo giusto per:

• Unificare il piano editoriale di blog e canali social per avere una comunicazione più organica e organizzata;
• gestire meglio e senza ansia tutte le attività collaterali tecniche e burocratiche legate al mio lavoro;
• raccogliere i dati in modo organizzato ed efficace per potersi misurare meglio e aggiustare il tiro.

Avendo sempre usato la scrittura – intesa proprio come atto fisico, quindi a penna – come metodo per l’elaborazione del pensiero, ho capito che la carta era per me il supporto giusto ma avevo bisogno di uno spazio costruito intorno a queste esigenze e disposto e capace di cambiare, quando lo avessi ritenuto necessario. Decido così di avvicinarmi al bullet journal e di utilizzarlo in partenza solo per unificare il PED. Zero aspettative e zero perfezionismo. Metto giù un calendario alla buona e comincio a trascriverci dentro una prima idea di calendario editoriale. Lo faccio a matita, lo ripasso a penna e vado avanti così per qualche settimana.

Dopo poco si aggiungono una pagina in cui decido di scrivere le idee di ricette che voglio realizzare, poi è il turno degli articoli e così nasce finalmente questa sezione magazine a cui, fino a quel momento, non ero riuscita a dare una vera forma. Arriva poi un tracker che tenga traccia dei dati di fine mese e nell’arco di un paio di mesi mi ritrovo ad usare così tanto questo strumento da sbrindellare la rilegatura del taccuino economico che avevo deciso di usare per questo tentativo. Un disastro in grado di testimoniare una vittoria.

Utilizzando il bullet journal e continuando ad adattarlo e allargarlo durante tutto l’anno ho potuto acquisire abbastanza dimestichezza con lo strumento e capire in quante altre cose potesse essermi realmente utile. Così, analizzando l’utilizzo che ne ho fatto per il 2022, ho potuto impostare un business journal 2023 un po’ più ricco e completo, che, nella sua semplicità, ho pensato potesse essere mostrato perché fosse di ispirazione a chi cerca una soluzione simile a quella che ho trovato io (o a chi vuole solo curiosare per scoprire cosa succede dietro le quinte di un blog come questo).

Il setup 2023

Prima di costruire il nuovo bullet journal ho dedicato del tempo ad analizzare quello dell’anno appena terminato, ho scritto una lista di cose che avevano funzionato, una lista di quelle che non avevano funzionato e di cose che avrei potuto fare, stabilendo le priorità. Ho poi selezionato le pagine di partenza e abbozzato i layout prendendo spunto e cercando di migliorare quelli dell’anno precedente.

In apertura, in modo da averli sempre visibili, ho sistemato gli obiettivi di business e il calendario editoriale. Quest’ultimo ho deciso di compilarlo utilizzando dei post it piccoli, in modo da poter variare il calendario laddove ce ne fosse bisogno, per vari motivi. La codifica con i colori mi permette di avere il colpo d’occhio sui vari canali coinvolti. Questo calendario è la base su cui costruisco il mio piano editoriale.

Subito dopo ho sistemato una doppia pagina in cui ho trascritto tutti gli eventi, divisi per mesi, che interessano il mio piano editoriale e quindi li ho trascritti nei calendari dei singoli mesi all’interno dei quali andrò a sistemare il piano editoriale. Quest’anno ho deciso di dedicare una doppia pagina – chiamata anche spread – a ogni mese, lasciando a lato uno spazio per note o eventuali decorazioni e aggiungendo anche i sabati e le domeniche che lo scorso anno ho tenuto fuori. Normalmente non pubblico nel fine settimana ma il piano editoriale fa sempre in tempo a cambiare e l’occasione si può presentare saltuariamente. In questo modo posso aggiungere anche queste pubblicazioni. Con gli eventi già sistemati sul calendario, è più semplice pianificare i contenuti tematici e curare il piano editoriale in tal senso.

Lo spazio per appuntarsi le idee si è strutturato meglio e ho diviso tutto in comode colonne, codificando le ricette per tipologia, tramite i colori, e diviso le idee per gli articoli per argomento, in modo da costruire e avere sempre a disposizione un elenco di contenuti che ho già selezionato da cui attingere quando mancheranno idee e spunti. Ho aggiunto anche una doppia pagina in cui vorrei stampare e appiccicare la fotografia migliore di quel mese. È vanità ma è anche un modo per imparare a non svalutarsi e il bujo può essere utile anche in questo.

Dopo aver scoperto le gioie dei tracker ne ho inseriti diversi in questo nuovo journal. Quello dedicato alle statistiche è più ampio e comodo. Poi ho aggiunto anche uno spazio in cui tenere traccia di tutte le piccole attività da ripetere ogni mese, per tenere traccia, per esempio, dell’ultimo backup e anche ricordarmi, semplicemente, di tenere del tempo per portare a termine questi piccoli task. Il tracker più importante l’ho dedicato alle ore di lavoro. Per ogni giorno di ogni mese coloro il numero di ore lavorate a fine giornata, in questo modo posso sapere quante volte ho lavorato troppo o nei weekend. L’obiettivo è ridurre le ore di lavoro per lasciare spazio al riposo ed evitare un burnout o un peggioramento del mio stato di salute per colpa dello stress. In questo senso il bullet journal può essere anche uno strumento di benessere e autodisciplina.

Uno spazio è dedicato a tutte quelle attività di manutenzione necessarie per tenere i miei canali di comunicazione aggiornati e funzionanti. Sono attività che non richiedono una tempistica specifica e che posso programmare nei momenti più scarichi o in cui voglio concentrarmi su me stessa. Infine, altra novità per quest’anno, ho inserito uno spazio per tenere traccia dei soldi che entrano ed escono. Credo che questo sia l’inizio di un potenziale nuovo obiettivo da affidare al journal: quello di gestire anche il mio lavoro da fotografa. Staremo a vedere. Ho preferito partire da una base già consolidata, consapevole del fatto che, con questo nuovo taccuino da 160 pagine, ci sarà abbondante spazio per nuovi layout e nuove informazioni da raccogliere al momento opportuno.

A cosa può servirti un bullet journal?

Il primo fondamentale risultato che si può raggiungere con l’utilizzo di questo strumento è una grossa presa di coscienza, l’acquisizione di una consapevolezza che è capace di coadiuvare la professionalità e mettere a tacere sabotatori e impostori interiori. Basta sfogliare le pagine di questo taccuino – che può essere fisico o digitale – per avere l’immediata e chiara percezione di tutto quello che si è fatto, dei risultati portati a casa e di tutti i traguardi raggiunti.

Allo stesso modo, monitorando il flusso di lavoro, si possono rilevare i punti di fragilità e da qui rimodulare il processo per poter superare le difficoltà che possono presentarsi.

Non è necessariamente una spinta alla produttività, ci tengo molto a specificarlo. Accostiamo sempre l’idea di crescita professionale a un lavoro maggiore, ma un obiettivo di crescita altrettanto concreto potrebbe essere quello di lavorare meno, arrivando comunque a un fatturato sufficiente, e lasciando spazio al benessere e alla serenità che spesso vengono persi nel tentativo di conciliare tutte le parti della nostra vita.

Infine, affidando a un supporto che non può dimenticare, possiamo svuotare la testa, razionalizzare il flusso di lavoro e investire meglio le energie mantenendo il focus sugli obiettivi e sui risultati.

Per quanto mi riguarda è stato anche un utile maestro di flessibilità perché avere tutto a portata di sguardo mi ha dato l’opportunità di vedere ogni possibile variazione e ha reso il mio modo di lavorare meno rigido e faticoso, più rispettoso dei miei tempi e di priorità che possono aver bisogno di essere ridefinite nel quotidiano, sulla base degli eventi che non possono essere previsti.

Dopo questa esperienza con il bujo per il lavoro, ho deciso di dedicarne uno anche alle mie attività di craft, raccogliendo idee e progetti di cucito, maglia, ricamo e cardmaking. Al momento sono ancora in fase di sperimentazione ma, nel caso in cui questo argomento ti interessasse, ti invito a lasciarmi un commento qui o su Instagram per farmelo sapere, così valuterò di dedicare un articolo anche a questo modo diverso per utilizzarlo.

I miei materiali per il bullet journal

Ammetto di avere un problema con la cancelleria e quindi di possedere montagne di penne, pennarelli e supporti di vario tipo. Qui elencherò quelli che sto utilizzando con più frequenza. Voglio però ribadire che il materiale davvero necessario si limita a un taccuino, una matita, una penna e una gomma da cancellare e tutte le skill necessarie sono quelle di saper scrivere, non necessariamente con una bella grafia, e saper leggere. Tutto il superfluo appartiene più alla sfera del divertimento e della creatività che all’organizzazione, ma nulla ci vieta di godere anche di questa attività nel modo che desideriamo.

• Taccuino per bullet journal di Very Wonder
• Matita a mine Mark’s Tokio (con mine H, per tenere i tratti leggeri)
• Gomma pane
• Penne Staedtler Pigment Liner (che utilizzo soprattutto nella misura 0.05 e 0.2, una volta asciutte possono essere colorate con i pennarelli o evidenziate senza sbavare)
• Sakura Pigma Micron (come le Staedtler, resistenti all’acqua e perfette per la scrittura e le decorazioni)
• Pilot Choose Bianca (per aggiungere dettagli ai titoli o scrivere su zone annerite)
• Tombow Fudenosuke Brush pen (ottime per la calligrafia, richiedono un po’ di manualità)
• Pentel Brush Sign pen (perfette per chi vuole realizzare piccoli lettering ma non ha molta tecnica, hanno il solo difetto di sbavare se ripassati con pennarelli ad acqua)
• Crayola Supertips (pennarelli economici ma dai colori pazzeschi e durevoli nel tempo se ben tenuti)
• Giotto Turbo Giant Pastel (colori pastello e punta modulabile: costano poco e rendono tantissimo, li adoro)
• Evidenziatori Stabilo Pastel (anche questi a costi super accessibili e con ottimi colori)
• Evidenziatori Zebra Mildliner (questi costano decisamente di più ma la palette è un incanto, sono irresistibili e di gran tendenza)
• Tombow Dual Brush Pen (qui siamo alla serie A dei pennarelli: i colori sono meravigliosi, la resa su carta molto simile all’acquerello e sono perfetti per ogni tipo di attività, dalla calligrafia alla decorazione. Hanno una palette enorme e si possono acquistare in set o singolarmente)